Продукты

bProDoc – Система Электронного Документооборота


 

bProDoc поддерживает подготовку входящих, исходящих и внутренних документов в электронной форме, оборот, исполнение и контроль за исполнением данных документов в электронной форме в соответствии с назначенными рабочими потоками и создает возможность для безопасного хранения документов, и в необходимых случаях, легкого доступа к ним. 
Компоненты bProDoc:

  • Система документооборота
  • Архивная система
  • Канцелярский модуль
  • Модуль писем
  • Модуль приемной комнаты
  • Протокольный модуль
  • Контрольный модуль

Составляющие элементы bProDoc :

  • Входящие и исходящие служебные документы
  • Конверты
  • Поступающие заявки и ответы
  • Прием граждан
  • Внутренняя переписка, документы и справки
  • Законы, приказы, распоряжения
  • Подготовка регистрационно-контрольных листков
  • Подготовка резолюций
  • Связь с соответствующими документами
  • Использование готовых выражений
  • Обнаружение дубликата документов
  • Обнаружение копий
  • Контроль за выполнением документа
  • Подготовка сопроводительного письма
  • Личные, коллективные, анонимные обращения и обращения организаций
  • Детальный поиск - поиск всей необходимой информации
  • Интеграция с программами MS Office
  • Выдача полномочий в зависимости от работ
  • Выдача полномочий в зависимости от типов документов

Особенности и выгоды:

  • Система электронного документооборота позволяет использующим ее организациям сократить до минимума ресурсы необходимые для подготовки, отслеживания, хранения, получения и отправки документов и существенно сэкономить соответствующие затраты. Система подготавливает инфраструктуру, необходимую для создания стандартов, связанных с процессами и документами организации.
  • bProDoc была создана в целях перевода бумажных документов в электронную форму, обеспечения документооборота в соответствии с назначенными рабочими потоками, надежного хранения документов в базах данных, оперативного и эффективного использования документов и источников информации.
  • Посредством предоставленных средств и шаблонов документов, bProDoc позволяет свести к минимуму время, затрачиваемое на подготовку документов. Система обеспечивает доставку документов адресатам вовремя и кратчайшим путем. Пункты задержки, создающие потенциальные пробки в процессе документооборота отслеживаются контрольным модулем. Содержание документов в электронной форме снижает издержки физического архивирования, обеспечивает сохранность документов в случае катастроф и других рисков. Облегчается нахождение документов посредством использования различных критериев поиска, а получение одного документа из нескольких точек не требует затрат на копирование. Возможно назначение механизмов утверждения в процессе отправки и оборота документов и, таким образом, в процессе множественных отправок предотвращается копирование документа. Таким образом, ликвидируются расходы на канцелярские товары, а также до минимума снижаются затраты на рабочую силу.
  • До возникновения технологии Электронного Документооборота запрашиваемая информация получалась посредством поиска на основе ограниченных параметров баз данных. При использовании системы bProDoc, любую запрашиваемую информацию можно получить посредством поиска по любой содержащейся в документе информации, что позволяет более оперативно получать информацию. Таким образом, время, которое могло бы быть затрачено на получение информации, тратится на ее использование.
  • Сокращение затрат на подготовку и содержание документов.
  • Экономия затрат на канцелярские товары, времени и рабочей силы.
  • Надежное и независимое от местонахождения использование.
  • Ускорение и точное завершение потока документов.
  • Определение причин задержек во время исполнения.
  • Превращение архивированного документа в управляемую информацию.
  • Усовершенствование и увеличение эффективности делопроизводства, повышение качества регистрации, хранения и систематизации документов и дисциплины исполнения.
  • Электронная форма документа создает новую эффективную функциональность. Документооборот в данной форме служит систематизации регистрации и хранения, эффективному управлению движения и исполнения, регулированию потерь времени в процессе документооборота, сокращению издержек, облегчению делопроизводства, увеличению эффективности работы сотрудников и организации в целом и повышению качества управления.