bProDoc daxil olan, göndərilən və daxili sənədlərin elektron formada hazırlanması, bu sənədlərin təyin olunan iş axarları ilə elektron formada dövriyyəsini, icrasını və icrasına nəzarətin təmin edilməsinə xidmət edir və sənədlərin təhlükəsiz saxlanılmasına eləcə də lazım olduqda asan şəkildə əldə olunmasına imkan yaradır.

bProDoc-un komponentləri :

• Sənəd dövriyyəsi sistemi
• Arxiv sistemi
• Dəftərxana modulu
• Məktublar modulu
• Qəbul otağı modulu
• Protokol modulu
• Nəzarət modulu

bProDoc-un tərkib hissələri :

• Daxil olan və göndərilən xidməti sənədlər
• Zərflər
• Daxil olan müraciətlər və cavablar
• Vətəndaşların qəbulu
• Daxili yazışmalar, sənədlər və arayışlar
• Qanunlar, əmrlər, sərəncamlar
• Qeydiyyat nəzarət vərəqələrinin hazırlanması
• Dərkənarların hazırlanması
• Aid sənədlərlə əlaqə
• Hazır ifadələrdən istifadə
• Təkrar sənədin tutulması
• Surətlərin tutulması
• Sənədin icrasına nəzarət
• Müşayiət məktublarının hazırlanması
• Fərdi, təşkilat tərəfindən, kollektiv, anonim müraciətlər
• Ətraflı axtarış – lazım olan bütün məlumatlara görə axtarış
• MS Office proqramları ilə inteqrasiya
• İşlərə görə səlahiyyət verilməsi
• Sənəd növlərinə görə səlahiyyət verilməsi

Xüsusiyyətləri və faydası :

• Elektron sənəd dövriyyəsi sistemi istifadə edildiyi təşkilatlarda sənədlərin hazırlanması, izlənilməsi, saxlanılması, əldə olunması, göndərilməsi proseslərində tələb olunan resursları minimuma endirir və bu sahələrdə böyük qənaətlər əldə etməyə imkan yaradır. Təşkilatın proses və sənədləri ilə bağlı standartların əmələ gəlməsi üçün infrastruktur hazırlayır.
• bProDoc, kağız üzərində olan sənədləri elektron sənəd halına çevirmək, sənədlərin təyin olunan iş axarları ilə dövriyyəsini təmin etmək, bu sənədləri verilənlər bazasında etibarlı bir şəkildə saxlamaq, sənəd və məlumat mənbələrindən sürətli və effektiv şəkildə istifadə olunması üçün hazırlanmışdır.
• bProDoc təmin etdiyi vasitələrlə və sənəd şablonlarının istifadəsi ilə, sənəd hazırlamaq üçün sərf olunan müddəti minimuma endirir. Sənədlərin lazımi şəxslərə vaxtında və ən qısa yolla çatdırılmasını təmin edir. Dövriyyə əsnasında potensial tıxac yaradan gecikmə nöqtələri nəzarət modulu ilə izlənilə bilir. Sənədlərin elektron formada saxlanılması fiziki arxivləşmə xərclərini azaldır, fəlakət və digər risklərə qarşı sənədlərin təhlükəsizliyini təmin edir. Müxtəlif axtarış meyarları ilə sənədlərin əldə olunması asanlaşır və eyni sənədin birdən çox nöqtədən eyni anda əldə olunması tələb edildikdə surət çıxarma xərci meydana gəlmir. Sənədlərin göndərilməsi və dövriyyəsindəki təsdiq mexanizmləri təyin oluna bilir və beləliklə çoxlu göndərmələr zamanı sənədin sürətinin çıxarılmasının qabağı alınır. Beləcə həm dəftərxana ləvazimatı xərci ortadan qalxır, həm də işçi qüvvəsi xərci minimuma endirilir.
• Elektron Sənəd Dövriyyəsi texnologiyasından əvvəl, axtarılan məlumatlar verilənlər bazalarındakı məhdud parametrlər əsasında sorğu edilərək əldə olunurdu. bProDoc sistemindən istifadə edildikdə, istənilən məlumatı əldə etmək üçün, sənədlərin məzmunundakı bütün məlumatlara görə axtarış aparmaq mümkündür, bu da daha qısa müddətdə məlumatın əldə olunmasını təmin edir. Beləcə məlumatın əldə edilməsi üçün sərf ediləcək zaman məlumatın istifadəsi üçün sərf edilir.
• Sənədi hazırlama və saxlama xərcləri azalır.
• Dəftərxana ləvazimatı xərclərinə, vaxta və iş qüvvəsinə qənaət olunur.
• Etibarlı və məkandan müstəqil istifadə imkanı təmin edir.
• Sənəd axını sürətlənir və doğru nəticələnir.
• İcra zamanı gecikmələrin səbəbləri müəyyən edilir.
• Saxlanan sənədi idarə olunan məlumata çevirir.
• Kargüzarlıq fəaliyyəti təkmilləşir, səmərəliliyi artır, sənədlərin qeydiyyatı, saxlanılması və sistemləşdirilməsini daha keyfiyyətlə təmin edir və icra intizamını yüksəldir.

Sənədin elektron forması ona yeni səmərəli funksionallıq gətirir. Bu formada sənədin dövriyyəsi, qeydiyyatının və saxlanmasının sistemləşdirilməsi, hərəkətinin və icrasının səmərəli idarə olunması, dövriyyə zamanı vaxt itkisinin tənzimlənməsi, xərclərinin azalması, kargüzarlıq fəaliyyətində əməyin yüngülləşdirilməsi, əməkdaşın və bütövlükdə təşkilatın işinin məhsuldarlığının və idarəçiliyin keyfiyyətinin artırılmasına xidmət edir.